duurzaam e-mailen

Minder e-mails sturen, ontvangen en bewaren (plus een legere mailbox cadeau ;)

Mailen is milieuvervuilend. Ooit van serverfarms gehoord? Het zijn aan elkaar gekoppelde datacentra die de kopietjes van je e-mails bewaren. Dit slurpt niet alleen enorm veel energie; om te voorkomen dat de servers oververhit raken wordt er miljarden liters water gebruikt én vervuilende airconditioning. Minder e-mails sturen, ontvangen en bewaren maakt de wereld mooier én levert je een legere mailbox op. Je kunt er direct mee aan de slag!

 


 

Stuur minder e-mails

‘Ik mail je later’. Het is een mooi voorbeeld van een onzinnige mail. Of ‘Oké, bedankt’ (nog zo een :). Zoveel mailtjes die we sturen zijn nogal onzinnig. I’m guilty too. Daarom koos ik het duurzame voornemen om geen bedankmails meer te sturen. Als ik daarmee per dag één mail minder stuur en iedereen zou dit met mij doen, dan scheelt dit in Nederland al tonnen CO₂-uitstoot per jaar.

Geen onzinnige mails meer, dat maakt uit. En er zijn nog meer manieren om minder energieslurpende e-mails te sturen. Let bijvoorbeeld eens goed op hoe je de cc gebruikt. Is het belangrijk dat vier anderen meelezen? Of die bijlagen. Zijn die allemaal nodig? Beter is het om informatie toe te voegen die online staat of een hyperlink.

Tot slot is het natuurlijk slim om überhaupt even na te denken of e-mail wel je beste middel is. Misschien is het als je erover nadenkt toch handiger om over bepaalde afspraken of iets dringends even te bellen? Of biedt een chatfunctie uitkomst bij een korte vraag aan een collega of leverancier? Ook je frustratie botvieren of een discussie voeren. Mail vooral dan niet.

 

Benieuwd naar de impact van jouw hoeveelheid e-mails?

Ik ben nogal geschrokken toen ik deze calculator voor de vervuiling van e-mails checkte. Mijn impact bestaat door de climatechain e-mails en mijn werk uit circa 49.000 e-mails per jaar. Dat komt overeen met het gebruik van 24.000 plastic tasjes. Voor mij is er dus werk aan de winkel! Ik wil me zeker meer verdiepen in digitaal ontspullen.

 


 

Zo ontvang je minder e-mails

Zelf minder mails sturen is misschien wel de beste manier om minder mails te ontvangen. Daarvoor helpt het om op je werkdag een vast moment te kiezen voor het beantwoorden van mails. Als je minder tijd spendeert aan je inbox, mail je automatisch minder.

Maar ook je eigen e-mails goed doorlezen voordat je ze verstuurt helpt. Geef je in je e-mail beknopt alle benodigde informatie? Is je e-mail goed leesbaar? Mensen lezen namelijk niet zo geweldig: ze scannen tekst. Dus als je e-mail een heldere boodschap heeft, leidt dit tot minder over-en-weer-ge-mail. Zo voorkom je vervolgmails en RE:RE:RE:RE :)

Laatste tip: Unsubscribe. Zeker voor reclame of voor nieuwsbrieven die je niet leest. No hard feelings!

duurzaam e-mailen

 


 

Minder e-mails bewaren

Ook de opslag van je e-mails kost veel energie. Maak er daarom eens een gezellig avondje van om je mailbox grondig uit te pluizen (wie krijgt het voor elkaar de meeste e-mails te verwijderen ;) In korte tijd komt er een heel leven aan leuke herinneringen voorbij. En je maakt je mailbox met gigabites lichter. Het is natuurlijk het leukst als je resultaat ziet van je opschoonactie. Vergeet daarom niet je prullenbak met verwijderde items te legen voordat je begint!

Een goed begin is het grote werk. Het beste is te starten met het opsporen van e-mails met grote bijlagen zoals pdf’s, presentaties en foto’s. In Gmail kun je hiervoor zoeken op “size:20M”. Bij mij kwamen er zonnige vakantiefoto’s bovendrijven en oude overeenkomsten en facturen van de kinderopvang, terwijl onze kinderen inmiddels al naar school gaan (oeps :)

Sowieso is het slim om eens na te denken van welke organisaties jij veel administratieve mails ontvangt. Denk aan (zorg)verzekeraars, energieleveranciers, banken en leveranciers in tv, internet en telefonie. Je kunt direct op naam filteren en e-mails verwijderen met woorden zoals: klantenservice, afspraakbevestiging, inschrijving, activeer je account, bevestiging, aanmelding, welkom, reminder, herinnering, factuur, polis, nieuws en nieuwsbrief.

Heb je hierna nog puf om je losse mapjes door te spitten? Als je voorgaande stappen genomen hebt kost je dit waarschijnlijk niet heel veel tijd meer. Kijk ook eens kritisch naar je mappen (en dan met name de hoeveelheid). Kunnen het er ook minder zijn? Met al die mapjes lijkt je inbox misschien goed opgeruimd, maar ze verbergen vaak alleen het feit dat je waarschijnlijk onnodig e-mails bewaart. Dat maakt e-mail een onzichtbare vervuiler. Maai dus vooral snoeihard door al je losse mapjes!


 

Meer machtig kleine stapjes?

Je kúnt invloed hebben op een beter klimaat. Gewoon met de dagelijkse dingen die je doet. Alleen waar begin je als individu? Schrijf je in voor de e-mails van climatechain. Je ontvangt regelmatig korte tips vanuit een positieve invalshoek die je helpen het klimaat de goede kant op te veranderen.